Frage: Ist in Schleswig-Holstein zur Erstellung des Jahresabschlusses oder einer Eröffnungsbilanz oder eines Gesamtabschlusses eine Vollständigkeitserklärung notwendig?
Eine Jahresabschlussprüfung erfasst nicht lückenlos sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden. Vielmehr ist anhand von Stichproben festzustellen, ob die richtige Erfassungs- und Bewertungssystematik gewählt wurde. Gleichzeitig ist es unmöglich, dass die Prüfer über den gleichen Informationsstand verfügen wie die mit der Erstellung des Jahresabschlusses betrauten Mitarbeiter der Verwaltung. Dieses Defizit kann die Vollständigkeitserklärung im Zuge der Prüfung ausgleichen. Damit soll sichergestellt werden, dass den Prüfern alle für die Darstellung der Vermögens- und Finanzlage maßgeblichen Sachverhalte vorgelegt wurden. Gleichzeitig wird die Verwaltungsleitung eingebunden. Gleichwohl: Eine solche Vollständigkeitserklärung ist nicht Bestandteil des Jahresabschlusses (der Eröffnungsbilanz oder des Gesamtabschlusses). Diese Vollständigkeitserklärung ist nicht mit der Unterzeichnung des Jahresabschlusses nach § 245 HGB bzw. § 44 Abs. 3 GemHVO-Doppik gleichzusetzen bzw. zu verwechseln.
Die Abgabe einer solchen Erklärung kommt regelmäßig im Rahmen der Prüfung in Betracht.
"Die Vollständigkeitserklärung ist eine umfassende Versicherung der gesetzlichen Vertreter des geprüften Unternehmens [der Kommune] über die Vollständigkeit der erteilten Aufklärungen und Nachweise." Es soll insbesondere erklärt werden, dass "dem Abschlussprüfer alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt [worden sind] und dass alle Geschäftsvorfälle erfasst und im Abschluss wiedergegeben sind" (vergleiche IDW PS 303 'Erklärungen der gesetzlichen Vertreter gegenüber dem Abschlussprüfer' Tz. 23 fortfolgende, IDW-Fachnachrichten 10/2009, Seite 445 fortfolgende).
"Die Vollständigkeitserklärung soll Lücken schließen, die erfahrungsgemäß auch bei fachgerechter Prüfung und kritischer Untersuchung des Jahresabschlusses offen bleiben" (vgl. WP Handbuch 2006 I, R Tz. 772).
Nach den IDW PS 303 haben Wirtschaftsprüfer von den geprüften Unternehmen eine solche Erklärung einzuholen. Dieses entspricht auch internationalen Standards der ISA 580 (Revised and Redrafted) "Written Representations".
Die Erteilung einer Vollständigkeitserklärung kann aber nicht erzwungen werden. Wird sie jedoch verweigert, ist darin ein Prüfungshemmnis zu sehen, das dazu führt, dass ein Urteil über die Prüfung nicht abgegeben werden kann (vgl. IDW PS 303 TZ. 27).
Die oben genannten Ausführungen über die Prüfung durch Wirtschaftsprüfer stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Durchführung von Abschlussprüfungen dar und sind auf die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt bzw. durch einen Ausschuss der Gemeindevertretung (§ 95 n GO) übertragbar.
Zur Klarstellung: Die Einholung einer Vollständigkeitserklärung liegt im Ermessen der örtlichen Rechnungsprüfung. Die Abgabe einer solchen Erklärung ist freiwillig, kann folglich von der geprüften Stelle auch verweigert werden. Allerdings ist hierbei zu bedenken, dass die Prüfung gemäß § 95 n GO den Jahresabschluss u. a. dahin zu beurteilen hat, ob
Daneben soll der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde vermitteln (§ 95 m GO). Es stellt sich daher die Frage, wie eine Prüfung das alles bestätigen können soll, wenn noch nicht einmal die geprüfte Stelle selbst von der Vollständigkeit überzeugt ist. In jedem Fall wird die Verweigerung einer erbetenen Vollständigkeitserklärung im Prüfungsergebnis entsprechend zu würdigen sein.
