Frage: Ich habe eine allgemeine Frage zur Erfassung von Lizenzen (Kontengruppe 01) im Anlagevermögen:
Der Wert der Lizenz liegt unter 1.000 € (normalerweise ein Sammelposten). Bei der Kontengruppe 01 ist kein Sammelposten vorgesehen, werden diese immateriellen Vermögensgegenstände dann unter 089 gebucht?
In den Erläuterungen des Innenministeriums S-H zur GemHVO-Doppik (siehe § 48 GemHVO-Doppik) wird die Bilanzposition immaterielle Wirtschaftsgüter als Rechte und Möglichkeiten definiert, zu deren Erlangung bei der Gemeinde Aufwendungen entstanden und die einer Bewertung fähig sind. Die nicht fassbaren Werte zählen damit in der Bilanz nicht zu den Sachanlagen oder Finanzanlagen und gehören nicht zum Umlaufvermögen. Nach § 43 Abs. 4 GemHVO-Doppik ist für die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer die Abschreibungstabelle des Innenministeriums S-H zu Grunde zu legen. Diese weist explizit für Software als immaterielles Vermögensgut eine Nutzungsdauer von 5 Jahren aus. Für EDV- Geräte (Hardware) inkl. Software als bewegliche Vermögensgegenstände ist nur eine Nutzungsdauer von drei Jahren vorgesehen.
Entscheidend für die Frage der Bildung eines Sammelpostens für Software als immaterieller Vermögensgegenstand ist, ob diese selbständig nutzbar ist oder nicht.
Betriebssysteme bilden mit dem Rechner, auf dem sie installiert sind, i. d. R. eine Einheit. Insbesondere dann, wenn eine Registrierung zusammen mit der MAC-Adresse des Rechners vorgenommen wird. Hier erfolgt eine Aktivierung zusammen mit dem Rechner als eine wirtschaftliche Einheit.
Auch Wirtschaftsgüter, die nach ihrer betrieblichen Zweckbestimmung nur mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt werden können, sind selbstständig nutzungsfähig, wenn sie nicht in einen Nutzungszusammenhang eingefügt sind, so dass die zusammen nutzbaren Wirtschaftsgüter des Betriebs nach außen nicht als ein einheitliches Ganzes in Erscheinung treten (z. B. Bestecke, Trivialprogramme) (vgl. R 6.13 EStR 2005). Danach gelten Trivialprogramme als beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter, wenn sie nicht auf einem, sondern auf vielen verschiedenen Computern betrieben werden können. Beispielsweise zählen Standard-Büro-Textverarbeitungsprogramme hierzu.
Hinsichtlich der Thematik der selbständigen Nutzbarkeit wird ergänzend auch auf die FAQ 1.25 verwiesen.
Trivialsoftware bis 150 € (ohne USt.) kann daher als Sofortaufwand verbucht werden (Konto 5271). Für Trivialsoftware zwischen 150 € und 1.000 € (ohne USt) kommt ein Sammelposten (§ 43 Abs. 3 GemHVO-Doppik) in Betracht. Ein Konto für Sammelposten bei den immateriellen Vermögensgegenständen (Kontengruppe 01) ist jedoch nicht vorgesehen. Aus Gründen der Praktikabilität sollten die Trivialprogramme, weil sie als beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter angesehen werden (wenn sie nicht auf einem, sondern auf vielen verschiedenen Computern betrieben werden können), als Sammelposten unter der Bilanzposition „Betriebs- und Geschäftsausstattung“ (Kontengruppe 08) im Konto 0891 bilanziert werden. Die Abschreibungsdauer des Sammelpostens beträgt pauschal 5 Jahre.
Sofern es sich nicht um Trivialsoftware handelt oder die AHK über 1000 Euro ohne USt. betragen, erfolgt eine Aktivierung als einzelner Vermögensgegenstand in der Kontengruppe 01. Die Abschreibungsdauer entspricht in diesem Fall der Nutzungsdauer für Software gem. der amtlichen Abschreibungstabelle (ebenfalls 5 Jahre).
