Sofern im Haushaltsjahr Lieferungen und Leistungen empfangen werden, für die keine Rechnung vorliegt und der Rechnungsbetrag nicht bekannt ist, sind in Höhe des erwarteten Rechnungsbetrags Rückstellungen zu bilden.
Von dieser Regelung werden auszahlungswirksame Geschäftsvorfälle erfasst, die wirtschaftlich dem abgelaufenen Haushaltsjahr zuzuordnen waren, deren Höhe aber bis zur Erstellung des Jahresabschlusses insbesondere mangels Rechnung noch nicht bezifferbar ist. Für eine periodengerechte Abbildung ist in Höhe des nach vernünftiger Beurteilung notwendigen Betrags eine Rückstellung zu bilden (§ 41 Abs. 6 GemHVO-Doppik).
Sofern es sich um einen aufwandswirksamen Geschäftsvorfall handelt, ist der zu erwartende Aufwand durch die aufwandswirksame Bildung der Rückstellung periodengerecht im Jahresabschluss zu berücksichtigen.
Einen Sonderfall stellt der Zugang von Vermögensgegenständen im abgelaufenen Haushaltsjahr dar, für die bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses keine Rechnung eingegangen ist. In diesen Fällen scheidet eine aufwandswirksame Bildung der Rückstellung aus. Stattdessen ist der erworbene Vermögensgegenstand mit seinem geschätzten Wert zu aktivieren und in gleicher Höhe eine Rückstellung zu passivieren.
