(1) Der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung muss die zuständige Behörde über einige Sachverhalte unverzüglich informieren:

1. die Betriebsaufnahme mit
   • Namen und Anschrift des Trägers,
   • Art und Standort der Einrichtung,
   • Zahl der verfügbaren Plätze sowie
   • Namen und berufliche Ausbildung der Leitung und der Betreuungskräfte,
2. Ereignisse oder Entwicklungen, die das Wohl der Kinder und Jugendlichen beeinträchtigen könnten, sowie
3. die bevorstehende Schließung der Einrichtung.

Änderungen der in Nummer 1 bezeichneten Angaben sowie der Konzeption sind der zuständigen Behörde unverzüglich zu melden. Die Zahl der belegten Plätze ist jährlich einmal zu melden.

(2) Der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung hat den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung entsprechend Aufzeichnungen über den Betrieb der Einrichtung und deren Ergebnisse anzufertigen. Die einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Auf Verlangen der Betriebserlaubnisbehörde hat der Träger der Einrichtung die ordnungsgemäße Buchführung nachzuweisen; dies kann insbesondere durch die Bestätigung eines unabhängigen Steuer-, Wirtschafts- oder Buchprüfers erfolgen. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht umfasst auch

• die Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen nach § 45 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 SGB VIII und
• die Belegung der Einrichtung.

(3) Der Träger der öffentlichen Jugendhilfe, in dessen Zuständigkeitsbereich erlaubnispflichtige Einrichtungen liegen oder der die erlaubnispflichtige Einrichtung mit Kindern und Jugendlichen belegt, und die zuständige Behörde haben sich gegenseitig unverzüglich über Ereignisse oder Entwicklungen zu informieren, die das Wohl der Kinder und Jugendlichen beeinträchtigen könnten.

Mit der Meldung an die Einrichtungsaufsicht und Trägerberatung soll sichergestellt werden, dass Gefährdungssituationen oder negative Entwicklungen in den Einrichtungen frühzeitig entgegengewirkt werden kann. Bei Unsicherheiten, ob ein Ereignis meldepflichtig ist, kann Rücksprache mit der Trägerberatung und Einrichtungsaufsicht aufgenommen werden.

Verstöße gegen die Meldepflicht des Trägers sind ordnungswidrig nach § 104 Absatz 1 Nr. 3 SGB VIII. Ordnungswidrig handelt, wer eine nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig meldet.

Besondere Vorkommnisse können mit diesem Leitfaden gemeldet werden:

Vordruck: Meldung besonderer Vorkommnisse in Jugendhilfeeinrichtungen  (PDF, 271KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Vordruck: Meldung besonderer Vorkommnisse in Kindertageseinrichtungen  (PDF, 181KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Vordruck: Meldung besonderer Vorkommnisse durch Jugendämter (PDF, 134KB, Datei ist barrierefrei)

Einrichtungsaufsicht - Meldeservice

Dieser Service ermöglicht es Trägern einer Jugendhilfeeinrichtung oder einer Kindertageseinrichtung nach § 47 SGB VIII, ihren Meldepflichten online nachzukommen.

Die Zugangsdaten zu diesem Service erhalten Sie nur von der Einrichtungsaufsicht.

Link zum Meldeservice

Bitte beachten Sie die Merkblatt Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten (DSGVO)  (PDF, 258KB, Datei ist barrierefrei).