Gemäß § 58 Abs. 3 KiTaG sind die Standortgemeinden verpflichtet die Überleitungsbilanz zu erstellen. Eine Übertragung der Verantwortlichkeit an die Einrichtungsträger ist ausdrücklich nicht möglich. Es ist aber ein Austausch über die Datengrundlage zwischen Standortgemeinden und Einrichtungsträger in jedem Fall geboten. Das genaue Vorgehen sollte mit den Trägern vor Ort abgestimmt werden.
Die Überleitungsbilanz beinhaltet folgende Dokumente, die für die Überstellung an das Ministerium erforderlich sind:
Das Ministerium gewährt aufgrund der vielfach besonderen Belastungen bedingt durch die Covid-19 Pandemie einen über den 30. Juni hinausgehenden Bearbeitungszeitraum. Die Übersendung sollte optional bis spätestens 16. August 2021 erfolgen.
Die Eingabe des Namens der Einrichtung erfolgt in der gelb hinterlegten Zelle C/D 10. Die Eingabe des Gemeindenamens ist in der Zelle B4/5 möglich. Zusätzlich ist mit der Version 1.1 der Überleitungsbilanz eine Umbenennung einzelner Reiter („Kita 1“, … „Kita 20“) möglich.
Die Statistik ist in der Kita-Datenbank ist unter dem Reiter „Statistik“ angelegt. Gehen Sie dazu in den Ordner „Kitas“. Dort finden Sie Excel-Dateien für die jeweils zurückliegenden Monate (z.B. „Überleitungsbilanz April 2021").
Das Excel-Dokument hat jeweils fünf Reiter. Die für Sie zur Erstellung der Überleitungsbilanz relevanten Elternbeiträge finden Sie in dem Reiter „Maximaler Elternbeitrag“. Klicken Sie auf die Pivottabelle und anschließend im Menü unter Analysieren auf „Aktualisieren“ (Alle aktualisieren).
Um den erforderlichen Jahreswert der Elternbeiträge bestimmen zu können, tragen Sie die Monatswerte aus der Statistik in den vom Ministerium zur Verfügung gestellten Durchschnittsrechner ein. Dieser liefert Ihnen einen Wert für das ganze Jahr 2021.
Hinweis: Sollten die Elternbeiträge unter dem Elternbeitragsdeckel liegen, haben Sie die Möglichkeit die Höhe der Elternbeiträge individuell für Ihre Gemeinde anzupassen. Gehen Sie hierzu in den Ecxel-Dateien des jeweiligen Abrechnungsmonats zunächst in den Reiter „Ergebnis“. Dort finden Sie in den Zellen R2 und S2 (gelb markiert) die Elternbeiträge (Voreinstellung maximaler Elternbeitragsdeckel). Liegt bei Ihnen der Ü3 Elternbeitrag zum Beispiel bei 5,00 € pro wöchentlicher Betreuungsstunde ersetzen Sie den Wert 5,66 € durch 5,00 €. Die Excel-Datei berechnet dann automatisch die Summe der Elternbeiträge. Aktualisieren Sie abschließend noch die Pivottabelle in dem Blatt “Maximaler Elternbeitrag“. Danach verfahren Sie zur Bestimmung des Jahreswertes wie o.g. mit dem vom Ministerium zur Verfügung gestellten Durchschnittsrechner.
Ergänzende Hinweise zum Vorgehen finden Sie auch direkt in den Excel-Dokumenten in dem Reiter „Hinweise“.
Falls eine Einrichtung beispielsweise erst zum 01.01.2020 eröffnet wurde, ist für das Jahr 2019 keine Eintragung notwendig. Über die Strukturdaten der Einrichtung wird ersichtlich (Anzahl Gruppen 2019=0), dass es die Einrichtung in diesem Jahr noch nicht gab. Für den Fall einer Schließung nach 2019 gehen sie genauso vor (Anzahl Gruppen 2021=0).
Grundsätzlich werden für die Überleitungsbilanz die jeweiligen Kosten benötigt, daher ist eine Abfrage unabdinglich. Falls es in Einzelfällen (z.B. bei mittlerweile geschlossenen Kitas) nicht mehr möglich ist, die Daten abzufragen. Geben Sie am besten die Kosten ein, die in der Gemeinde angefallen sind. In dem Feld des Einrichtungsnamens können Sie ggf. einen Hinweis über den Sachverhalt geben.
All diese Kosten liegen im Bereich der Sachausgaben, geben Sie diese also bei den "Sachkosten" ein. Sollten Sie Kostenarten identifizieren, die Sie nicht den Personal- oder Sachkosten zuordnen können, tragen Sie diese in dem Bereich „Sonstige Kosten“ ein.
Die Zelle "Personalkostensteigerungen für die Jahre 2019/2020 und 2020/2021" erfasst die Tariferhöhungen der Personalkosten für beide Jahre zusammen. In der Zelle „Kosten für Inklusion“ werden die Kosten für inklusive Maßnahmen im jeweiligen Zeitraum eingetragen. Die Werte beider Zeilen sind aber auch im Wert der „Personalkosten“ enthalten.
Unter dem Punkt Personalkosten sind jene Personalkosten zu verstehen, die in der Einrichtung anfallen. Dies beinhaltet neben den pädagogischen Personalkosten auch die nicht-pädagogischen Personalkosten. Die Kosten für externe Fachberatung und Qualitätsmanagement gehören nicht zu den Personalkosten, sondern sind unter den Sachkosten aufzuführen.
Die Überleitungsbilanz erlaubt nur eine Eingabe für die einzelnen Einrichtungen. Sie müssen hier also die differenzierte Darstellung wählen.